Pozyskiwanie danych osobowych właścicieli lokali poprzez kopiowanie aktów notarialnych nie znajduje uzasadnienia w obowiązujących przepisach prawa, gdyż prowadzi do gromadzenia danych w zakresie szerszym, niż jest to uzasadnione celem ich przetwarzania.
Problem
Generalny inspektor ochrony danych osobowych uzyskał informację, że pewne przedsiębiorstwo gospodarki komunalnej, będące zarządcą nieruchomości wspólnej, przechowuje kserokopie aktów notarialnych. Według GIODO gromadzi w ten sposób dane osobowe w sposób nielegalny, gdyż działanie to nie znajduje uzasadnienia w obowiązujących przepisach prawa.
GIODO informuje
Należy zauważyć, iż jakkolwiek kopiowanie aktów notarialnych stanowi jedynie czynność techniczną, która ze swojej istoty nie jest zakazana przepisami ustawy o ochronie danych osobowych, to z punktu widzenia przepisów tej ustawy istotne jest jednak, aby podmiot, który dokonuje tej czynności, miał na uwadze, że nie może to prowadzić do gromadzenia danych w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane są przetwarzane (art. 26 ust. 1 pkt 3). Stanowisko takie znalazło potwierdzenie w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w wyroku z 19 grudnia 2001 r. (sygn. akt II SA 2869/00) orzekł, iż gromadzenie danych osobowych przez wykonanie kopii dokumentu zawierającego te dane jest kwestią techniczną, obojętną dla prawodawcy reglamentującego w ustawie o ochronie danych osobowych przetwa-rzanie tego rodzaju danych. Inaczej mówiąc posługiwanie się taką czy inną techniką utrwalania danych (kopiowanie lub przepisywanie) nie przesądza samo przez się o legalności albo nielegalności tego utrwalania (przetwarzania). Dla takich ocen istotne znaczenie mają przede wszystkim: podstawa prawna przetwarzania danych, rodzaj przetwarzanych danych oraz granice przetwarzania.
Z treści art. 26 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych dla administratora danych przetwarzającego dane wynika obowiązek dołożenia szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnienia, aby dane te były: przetwarzane zgodnie z prawem; merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane.
Zakres przetwarzania danych przez przedsiębiorstwo gospodarki komunalnej wynika przede wszystkim z treści przepisów art. 29 ust. Ib i ust. le ustawy o własności lokali. Zarządca jest zatem obowiązany przechowywać dokumentację techniczną budynku oraz prowadzić i aktualizować spis właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej, a także może żądać od właścicieli lokali jedynie okazania dokumentów potwierdzających prawo własności lokali. Stąd też pozyskiwanie danych osobowych właścicieli lokali poprzez kopiowanie aktów notarialnych nie znajduje uzasadnienia w obowiązujących przepisach prawa, gdyż prowadzi do gromadzenia danych w zakresie szerszym, niż jest to uzasadnione celem ich przetwarzania. Z uwagi na to, iż przedsiębiorstwo nie posiadało zgody każdej z osób, których kopie aktów notarialnych są przechowywane, doszło do nielegalnego przechowywania danych osobowych właścicieli lokali. W związku z tym GIODO wystąpił do przedsiębiorstwa gospodarki komunalnej o wyeliminowanie wskazanych uchybień. Źródło GIODO http://www.giodo.gov.pl/394/id_art/2090/j/pl/
Wysyłam...